Segundo o Regimento da UEMS, o órgão competente para tratar dos símbolos institucionais é o Conselho Universitário (Couni), instância superior deliberativa em que os membros são eleitos pelos seus pares (professores, técnicos administrativos e estudantes).
A nova logomarca foi apresentada aos conselheiros, apenas para apreciação inicial da proposta, na reunião do dia 23/06/2016. Na ocasião optou-se por encaminhar a proposta para votação do Couni na reunião do dia 31 de agosto do mesmo ano. Novamente a logomarca foi apresentada, discutida e, finalmente, aprovada pela maioria dos conselheiros presentes.

A proposta da nova logomarca, bem como a criação da arte, foi feita pela Assessoria de Comunicação Social, representada pelo então responsável pelo setor, servidor jornalista André Mazini. Posteriormente a finalização do design e elaboração do Manual de Aplicação contou com a participação do publicitário Renan Guilherme, do Projeto Mídia e Ciência (Fundect/UEMS).

Este hotsite ficou sob responsabilidade do desenvolvedor web Bruno Andrade.
Também participaram do processo de finalização da marca os membros da ACS: Rubens Urue, Eduarda Rosa, Tatiane Queiroz e Emmanuelly Castro, bem como os gestores da Universidade listados abaixo:

• Reitor: Fábio Edir dos Santos Costa
• Vice-reitor: Laércio de Carvalho
• Pró-reitor de Administração: Márcio Pereira de Araújo
• Pró-reitor de Ensino: João Mianutti
• Pró-reitora de Pesquisa e Pós-graduação: Luciana Ferreira
• Pró-reitora de Extensão, Cultura e Assuntos Comunitários: Márcia Regina Alvarenga
• Pró-reitora de Desenvolvimento Humano e Social: Adriana Rochas